Op 24 januari 2023 is de Wet bescherming klokkenluiders aangenomen. Deze wet vervangt de Wet huis voor klokkenluiders. Deze wetgeving is een mijlpaal in de bescherming van klokkenluiders en de bevordering van een ethische en transparante bedrijfscultuur. Een van de belangrijkste elementen van deze wet is de verplichting voor alle openbare en particuliere entiteiten met 50 of meer werknemers om een klachtenloket te hebben. Maar waarom is dit zo belangrijk? Laten we het stap voor stap doen.
Wat is een klachtenbus?
Een klachtenbus is in de eerste plaats een communicatiemiddel. Ja, een hulpmiddel waarmee werknemers, leveranciers en klanten onrechtmatig gedrag kunnen melden. Klachten van werknemers moeten nu op een vertrouwelijke en eenvoudige manier worden behandeld. Dit biedt een veilig kanaal om ethische kwesties effectief te communiceren en aan te pakken.
Het belang van een klachtenbox
Een klokkenluiderspostbus is een essentieel hulpmiddel om ernstige situaties in een bedrijf op te sporen. Of het nu gaat om corruptie, fraude, pesterijen op de werkplek, discriminatie en ander gedrag dat een negatieve invloed heeft op een bedrijf en zijn werknemers. De klokkenluidersmailbox dient als een veilige en vertrouwelijke manier om ethische zorgen te uiten. Hierdoor kunnen organisaties preventieve en corrigerende maatregelen nemen om een ethische en transparante werkomgeving te garanderen.
Vereisten voor de implementatie van een klachtenbox
De implementatie van een effectieve klachtenbox vereist een ontwerp dat twee elementen garandeert: vertrouwelijkheid en veiligheid. Klachten moeten anoniem kunnen worden ingediend en de persoonlijke gegevens van klagers moeten worden beschermd. Daarnaast moeten bedrijven minstens twee voorwaarden garanderen. Eén, dat er geen represailles zullen worden genomen voor klokkenluiders, en een andere, dat er stappen zullen worden ondernomen om gemelde gevallen op te lossen. Het kan ook voorzien in de mogelijkheid voor klagers om schadevergoeding te ontvangen.
Wat zijn de vereisten voor een klokkenluiderskanaal?
- Vergemakkelijking van de overdracht van informatie: Het kanaal moet een gemakkelijke en snelle overdracht van informatie met betrekking tot overtredingen mogelijk maken.
- Vertrouwelijkheidsgarantie: Het kanaal moet de vertrouwelijkheid van alle betrokkenen bij de klacht waarborgen.
- Flexibiliteit in communicatie: Het kanaal moet de mogelijkheid bieden om informatie schriftelijk of mondeling te presenteren.
- Kanaalintegratie. In het bedrijf moeten alle informatiekanalen die voor dit doel gecreëerd kunnen worden, geïntegreerd worden.
- Effectieve afhandeling van communicatie: Het kanaal moet zorgen voor een effectieve afhandeling van informatie binnen de entiteit.
- Onafhankelijkheid: Het informatiesysteem moet onafhankelijk en duidelijk onderscheiden zijn van andere interne informatiesystemen.
- Aanwijzing van een verantwoordelijke persoon: Het bedrijf moet een persoon hebben die verantwoordelijk is voor het klokkenluidersysteem.
- Vaststelling van beginselen: Het beleid met betrekking tot de beginselen van het klokkenluiderssysteem en de bescherming van klokkenluiders moet worden vastgesteld.
- Opzetten van procedures: Er moeten procedures worden opgesteld voor het beheer van binnenkomende informatie.
- Waarborgen voor bescherming: Het bedrijf moet waarborgen instellen om de klokkenluider binnen de organisatie te beschermen.
We hebben al begrepen wat het is, het belang en de vereisten voor het implementeren van een klachtenbox. Laten we het nu even hebben over de Klokkenluiderswet.
De pijlers van de Klokkenluiderswet
De Klokkenluiderswet stelt een regelgevend kader vast voor de bescherming en behandeling van klachten. Vooral in de zakelijke omgeving. De belangrijkste elementen zijn:
- Verplichting om een klachtenkanaal te hebben: Alle openbare en particuliere entiteiten met 50 of meer werknemers.
- Bescherming van klokkenluiders: De wet probeert klokkenluiders te beschermen tegen mogelijke vergelding. Elke vorm van vergelding, zoals discriminatie of ontslag, wordt als onwettig beschouwd.
- Onafhankelijke autoriteit: Er wordt een onafhankelijke autoriteit opgericht om de naleving van de wet te controleren en te waarborgen. Dit zorgt voor eerlijkheid en effectiviteit in de klachtenprocedure.
Wie wordt door de Klokkenluiderswet beschermd?
De Whistleblower Protection Act beschermt personen met de status van klokkenluider:
- Overheidswerknemers of werknemers in loondienst
- Zelfstandig
- Aandeelhouders en personen die deel uitmaken van het bestuursorgaan
- Bestuur en toezicht van een bedrijf, inclusief niet-uitvoerende leden
- Alle personen die onder toezicht van aannemers, onderaannemers en leveranciers werken
Op deze manier wordt het als geldig beschouwd om toe te passen in elk geval van een klacht over een arbeidsmisdrijf, of het nu gaat om:
- Binnen een arbeidsrelatie die al is beëindigd
- Binnen een arbeidsrelatie die nog niet is begonnen (overtredingen in het wervingsproces).
- Mensen met de status van vrijwilliger, stagiair, stagiair(e)
- Wettelijke vertegenwoordigers van werknemers in een adviserende en ondersteunende rol
- Natuurlijke personen die de informant bijstaan in het rapportageproces
- Personen zoals familieleden of collega’s die represailles kunnen krijgen voor de acties van de informant.
- Natuurlijke personen die het vermogen hebben om invloed uit te oefenen op de rechtspersoon waarin zij een belang hebben
Inbreuken
De klokkenluider- of klokkenluiderswetgeving wordt beschouwd als een inbreuk op Europees niveau:
- Degenen die zijn opgenomen in de Bijlage bij Richtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad.
- Die de financiële belangen van de EU beïnvloeden. In het bijzonder de bepalingen van artikel 235 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie. Artikel 235 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU). (VWEU).
- Inbreuk op bevoegdheden en steun verleend door Staten.
- Strafrechtelijke of administratieve overtredingen van ernstige of zeer ernstige aard. Dat wil zeggen dat ze financiële verliezen voor de schatkist en de sociale zekerheid met zich meebrengen.
Wie moet de verordening naleven?
Het is belangrijk om duidelijk te maken dat er wettelijke en financiële straffen staan op het niet naleven van de Klokkenluiderswet. Straffen die zelfs van strafrechtelijke aard kunnen zijn, afhankelijk van de ernst van de overtreding. Boetes voor bedrijven kunnen oplopen tot een miljoen euro. Maar naast sancties is er een nog erger gevolg: het verlies van vertrouwen en geloofwaardigheid van werknemers.
Als werknemers het gevoel hebben dat ze een probleem niet kunnen melden zonder negatieve gevolgen voor hun carrière, verliezen ze helemaal het vertrouwen in het bedrijf. Dit kan op zijn beurt leiden tot een lagere productiviteit, betrokkenheid en werktevredenheid. Het hebben van een klachtenbox is niet alleen om een boete te voorkomen, maar ook om een klimaat van vertrouwen te creëren.
Ter herinnering: met Vip District is de implementatie van een klachtenbox eenvoudig. Dit komt omdat een van onze producten, Vip Connect, dit ingebouwd heeft. Met andere woorden, met Vip Connect beschik je niet alleen over een beproefd sociaal bedrijfsnetwerk. Nee. Je bent ook verzekerd van naleving van de Klokkenluiderswet. En u zult het allerbelangrijkste hebben: toegewijde werknemers in een werkomgeving. Dit vertaalt zich in efficiëntere en loyalere werknemers.
Bij Vip District geloven we in Smart Engagement. Hoe zit het met jou? Vraag uw Vip Connect demo aan en ontdek het zelf.
